En un mundo cada vez más digitalizado, la organización de congresos se enfrenta a nuevos desafíos y oportunidades.
Hablar de congresos es hacerlo de eventos de gran formato que sirven como punto de encuentro para profesionales, académicos y expertos de un sector concreto para compartir conocimientos, poner sobre la mesa cuestiones de interés común y establecer, a través del networking, contactos de interés.
¿Cómo organizar un congreso?
Los congresos suelen ser organizados por empresas, instituciones educativas, asociaciones médicas o farmacéuticas que incluyen en su programa ponencias, mesas redondas, talleres y oportunidades de contacto entre profesionales de un mismo sector. Planificar un congreso requiere de diversos aspectos a tener en cuenta y que se resumen en logística, contenido y experiencia de asistentes. MTGlobal te ofrece un servicio con amplia experiencia en organización de congresos que buscan impactar y generar valor tanto para participantes como para organizadores.
Y es que la planificación de cada congreso debe hacerse a un nivel exhaustivo. El primer paso es definir los objetivos según el público que asistirá. En función de la temática, se escogen los ponentes para las conferencias. Hay que tener un especial cuidado con la elección del lugar, que deberá tener la capacidad suficiente para albergar a los asistentes y contar con los recursos técnicos necesarios para llevarlo al éxito. Ningún congreso está completo sin una comunicación efectiva, en primer lugar, a través de una página web atractiva, visual y que proponga una experiencia de usuario desde el inicio. El uso de redes sociales o newsletters también es una herramienta de la se podrá disponer para comunicar cualquier tipo de mensaje a los participantes. Una buena secretaría técnica deberá planificar el registro de asistentes, logística del evento, inscripciones, transporte, alojamiento… Parte de la vocación de MTGlobal como agencia organizadora de congresos es facilitar la asistencia al evento, por ejemplo, a través de nuestro departamento de Business Travel & Transfers.
Tipos de congreso
Según su finalidad y formato, se pueden distinguir varios tipos de congreso. Quizá los más conocidos sean los congresos académicos, donde se suelen presentar resultados de investigaciones, se discute sobre avances y líneas de progreso en distintos campos de estudio. Los congresos de carácter científico incluyen la participación de expertos que se enfocan en estudios recientes en distintos campos de investigación. Por otro lado, los congresos empresariales se enfocan en mostrar tendencias y estrategias de negocio. En definitiva, los congresos son el lugar perfecto para que todo tipo de industrias y sectores se reúnan para compartir prácticas, evolución, avances, desafíos, retos o posibilidades. Cada congreso es un universo distinto, pero todos comparten un mismo fin: intercambiar ideas entre profesionales y conocimiento en un ambiente de colaboración y sinergia.
¿Cómo analizar el éxito de un congreso?
Analizar el éxito de un congreso requiere medir cuestiones como la satisfacción de los asistentes como los resultados más tangibles. A través de encuestas, enviadas una vez celebrado el evento, se puede evaluar la experiencia de los participantes y recoger todas las sugerencias, peticiones de mejora o consultas de cualquier tipo. Conviene analizar métricas como el número de asistentes, KPI’s de redes sociales y un clipping de prensa que recoja el impacto del evento. Otra manera de medir el éxito del congreso es analizar las oportunidades de networking generadas, así como los acuerdos comerciales que se hayan logrado alcanzar. Con estos datos y su posterior análisis se puede mejorar la organización de los futuros congresos y seguir una estrategia que permita adaptarse a las estrategias de cada público.