Con el paso de los años, los webinars se han convertido en una poderosa herramienta para el marketing y el networking. Un formato que permite conectar con audiencias a nivel global, compartir conocimiento y forjar relaciones profesionales sin la limitación de la presencialidad.
Todo evento virtual que pretenda marcar la diferencia apuesta por, en algún momento de su programa, incluir un webinar para incluir una solución que se adapte a los objetivos propuestos. En este artículo te explicamos qué son, cuáles son sus ventajas frente a la presencialidad y cómo planificarlos de manera atractiva.
¿Qué es un webinar?
La palabra ‘webinar’ viene a significar ‘seminario web’ y podría definirse como un evento en línea que permite que un presentador comparta información, ideas o conocimiento con su audiencia, la cual puede encontrarse conectada a través de distintas ubicaciones en todo el mundo. Para el éxito de cualquier webinar, es fundamental el uso de plataformas digitales que combinen streaming, presentaciones visuales y herramientas online interactivas que fomenten la participación, tales como encuestas o chats. Su facilidad de acceso y la experiencia enriquecedora que se crea entre los participantes es la clave de su popularidad.
Los webinars están diseñados para fomentar la participación de la audiencia. Las preguntas en tiempo real, las discusiones, la colaboración en distintos ejercicios prácticos son algunos de los factores que hacen que este tipo de herramienta tenga ventaja sobre otros formatos digitales. En el desarrollo temático de un webinar tienen cabida toda la variedad de temas posible, sesiones de formación, lanzamientos de productos o charlas motivacionales. Una planificación adecuada, además, es clave para que el webinar sea impactante y efectivo. Tanto (o más) que un evento presencial.
Diferencias entre webinars y eventos presenciales
Ambos comparten un objetivo fundamental: transmitir información y conectar a personas. Pero los webinars y los eventos presenciales tienen importantes diferencias. La primera, y principal, es la que está ligada a su ubicación. Los eventos presenciales, por definición, se han de celebrar en un lugar físico mientras que un webinar se desarrolla íntegramente en línea. Ello conlleva la eliminación de barreras geográficas y reduce el presupuesto destinado a la logística que viene implícita con un espacio determinado.
En segundo lugar, atendiendo a la cuestión de la accesibilidad, para la celebración y seguimiento de un webinar tan solo se necesita un ordenador, tablet o smartphone con conexión a internet. Uno de los servicios que se encuentran adheridos a cualquier webinar es la posibilidad de ser grabado para facilitar que, todos aquellos que no hayan podido asistir, puedan acceder al contenido con posterioridad. Pero este concepto de los webinars se encuentra con la falta de capacidad para crear esa conexión humana que sí poseen los eventos presenciales. Experiencias inmersivas que son muy difíciles de recrear en un entorno 100% virtual.
Un tercer factor a tener en cuenta es el que implica a las herramientas interactivas. Mientras que en los eventos presenciales las dinámicas grupales y las conversaciones se generan de manera espontánea, en los webinars se emplaza a la participación en chats, encuestas y preguntas sujetas a moderación. En ambos casos, hay que tener en cuenta las ventajas y los desafíos que existen en ambos casos. La elección entre uno u otro dependerá, en todo caso, de los objetivos del organizador y las expectativas que se pretendan generar en la audiencia.
Cómo planificar un webinar exitoso
Un webinar efectivo comienza con la definición del objetivo del mismo. ¿Se pretende educar a la audiencia? ¿Generar leads? ¿Posicionarse como referencia en el sector? Este primer paso es fundamental para guiar el contenido y dinámicas del webinar. Se deberá elegir a continuación la más adecuada de las plataformas a disposición que ofrezca las herramientas, el soporte técnico y la capacidad suficiente para el número de asistentes que se esperen.
El contenido de un webinar debe ser relevante, atractivo y estar bien estructurado. Lo recomendable es que comience con una introducción que capte la atención del participante. A continuación, desarrollar con ejemplos prácticos la temática del mismo y, por último, establecer las conclusiones con una llamada a la acción. Ensayar previamente es fundamental para asegurar que todo fluye de manera natural y profesional. Es muy importante prever cuestiones que pueden afectar al buen desarrollo del webinar (calidad del audio, iluminación, conexión a internet…)
Conviene, por parte del lado organizador, no olvidar la importancia que tiene la interacción. Es muy importante introducir momentos específicos destinados a responder preguntas, lanzar encuestas o preguntar a los asistentes acerca de su opinión sobre alguna cuestión que esté sobre la mesa durante el desarrollo del webinar. Esto no solo enriquece la experiencia, sino que, además, ayuda a mantener la atención y el interés de la audiencia.
Estrategias de promoción para tu webinar
Promocionar un webinar es uno de los pasos más críticos a la hora de garantizar el objetivo final del mismo: la participación. Es necesario comenzar definiendo el público objetivo y el mensaje que deberá llevarlos a encontrar la motivación para inscribirse. Conviene utilizar distintos canales de comunicación, como redes sociales, campañas de mailing o paid media, que ayudarán a llegar a la audiencia definida de manera efectiva. Los mensajes deben ser claros y persuasivos, poniendo en valor los beneficios de asistir al webinar y el contenido exclusivo que en el mismo se encuentra.
El primer vistazo siempre es importante. La página de registro debe ser atractiva, los interesados tienen que encontrar la información que necesitan fácilmente. Es fundamental dar todos los detalles posibles que puedan ser útiles para el usuario, tales como hora, fecha, temas a tratar, agenda, ponentes… También se pueden ofrecer incentivos, como el acceso a materiales exclusivos o sorteos que hagan aumentar la tasa de registro.
Una cuenta atrás es un recurso que sigue utilizándose para incentivar y mantener el interés de las personas que estén registradas o como herramienta de apremio para aquellos que, a pocos días de la celebración del webinar, todavía no hayan realizado la inscripción. El uso de correos electrónicos con breves píldoras de información aumentará el interés de los usuarios registrados. Al finalizar el webinar, enviar una encuesta de satisfacción, un mail de agradecimiento o facilitar el acceso a la grabación del mismo puede prolongar el impacto del evento. En MTGlobal, sabemos cómo aprovechar las mejores estrategias para garantizar el éxito de cualquier tipo de evento virtual.
Los webinars siguen siendo una solución muy poderosa y versátil para conectar con todo tipo de audiencias en un entorno 100% digital. Si buscas maximizar el impacto de tus eventos online, en MTGlobal contamos con la experiencia y las herramientas que necesitas para ayudarte a alcanzar tus objetivos.